Tủ kệ hồ sơ - giải pháp tiết kiệm không gian hiệu quả

Tủ kệ hồ sơ đối với bạn có ý nghĩa thế nào?

Trong quá trình làm việc, đặc biệt với những công việc hàng ngày phải lưu trữ rất nhiều loại hồ sơ nếu chúng ta không có giải pháp lưu trữ chứng từ nội bộ tốt sẽ rất dễ gây thất thoát những tài liệu quan trọng, việc tìm kiếm trở nên khó khăn. Đôi khi thời gian bỏ ra cho việc tìm kiếm hồ sơ rất lâu, gây cản trở quá trình làm việc, làm mất tập trung cho tiến độ công việc hiện tại.

Bạn nghĩ như thế nào nếu đến một công ty dịch vụ kế toán, công ty luật... mà phải ngồi hàng giờ đồng hồ để chờ nhân viên công ty đi lục lọi hồ sơ của mình trong một đống hồ sơ hỗn độn?

Có lẽ bạn sẽ cảm thấy khó chịu phải không? Nhưng nếu gặp người không có sự kiên nhẫn, họ có thể bỏ ra về thay cho sự chờ đợi... và thế là công ty đã mất đi một khách hàng tiềm năng của mình.

Vì thế bạn đừng nên xem thường quy trình lưu trữ hồ sơ bởi nó thể hiện rõ cách phong cách làm việc của bạn. Sẽ không ai có thể đặt niềm tin của mình vào một người làm việc cẩu thả, không có trật tự và không biết cách sắp xếp. 

Và đó là lý do khiến bạn cần đến những chiếc tủ kệ hồ sơ

Tủ hồ sơ được sử dụng để làm gì?

Những chiếc tủ hồ sơ với nhiều hình dáng, kích thước, chất liệu khác nhau sẽ được sử dụng vào những mục đích khác nhau.

Chúng ta thường sử dụng những tủ hồ sơ lớn, nhiều tầng để chứa đựng những bìa còng, những tập tài liệu hay những quyển sách của mình để giúp cho việc bảo quản chúng được tốt hơn. Việc sắp xếp gọn gàng những tài liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm chúng khi cần thiết. Nhờ vậy mà văn phòng của bạn sẽ trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Tại sao tủ kệ hồ sơ lại giúp tiết kiệm không gian?

Nếu chúng ta không sử dụng tủ hồ sơ, khi cần lưu trữ hồ sơ chúng ta cứ xếp chúng vào một góc tường, trên bàn làm việc hoặc bất cứ những đâu có thể đặt để được... thời gian càng lâu dài, lượng hồ sơ càng nhiều thì diện tích dành cho chúng sẽ theo đó mà lớn dần lên. 

Trong một căn phòng mà xung quanh chỉ toàn những hồ sơ lưu trữ, gây khó khăn cho việc di chuyển, làm mất đi tính thẩm mỹ và khiến cho môi trường làm việc trở nên ngột ngạt hơn... 

Tủ hồ sơ chỉ với một kích thước cố định, có thể được đặt sát vào hoặc treo lơ lửng trên tường giúp chúng không chiếm không gian quá nhiều nhưng khả năng có thể lưu trữ của chúng là rất lớn.

Một chiếc tủ kệ hồ sơ trong văn phòng luôn là giải pháp tối ưu cho việc tiết kiệm không gian.

Với một chiếc tủ hồ sơ nhiều tầng, bạn có thể tận dụng để sắp xếp được khối lượng hồ sơ bao nhiêu còn tùy thuộc vào cách sắp xếp của bạn. Sắp xếp như thế nào cho hiệu quả, chuyên nghiệp luôn là một vấn đề đáng quan tâm của dân văn phòng.

Xem thêm: Chọn mua tủ hồ sơ làm từ vật liệu kim loại hay gỗ ép

Cách sắp xếp tủ hồ sơ như thế nào để đạt hiệu quả?

Đối với mỗi loại hình công ty, tùy vào tính chất công việc mà sẽ cách sắp xếp tủ hồ sơ khác nhau. Chúng ta cùng điểm qua một số cách lưu trữ hồ sơ thông dụng:

1. Sắp xếp tủ hồ sơ theo vần, mẫu tự:

Được sử dụng chủ yếu cho các hồ sơ mang tên cá nhân, phân loại theo thứ tự chữ cái trên hồ sơ để chia chúng thành từng nhóm nhỏ. Việc phân loại này giúp cho chúng ta xác định được nhanh chóng khi biết tên của khách hàng, tuy nhiên đối với những khách hàng có tên trùng nhau thì có thể dễ gây nhầm lẫn.

2. Sắp xếp tủ hồ sơ theo số, theo thời gian:

Theo trình tự thời gian, chúng ta có thể đánh số thứ tự vào từng hồ sơ và lưu trữ chúng theo thứ tự do mình tự đặt ra. Mỗi một bộ hồ sơ sẽ có một con số riêng trên bìa, việc đặt mã số cho từng hồ sơ sẽ tuân theo nguyên tắc riêng, có thể theo ngày tháng hoặc mã vùng...

 3. Sắp xếp tủ hồ sơ theo chủ đề:

Được cải biến từ phương pháp sắp xếp theo vần, mẫu tự, đối với những hồ sơ có chung một đề tài riêng biệt chúng ta sẽ cho chúng tập hợp lại chung với nhau, ví dụ như bảo hiểm, bất động sản... mỗi tiêu đề sẽ được phân loại và lưu trữ ở những nơi khác nhau.

4. Sắp xếp theo địa lý:

 Dùng phương pháp địa lý để xác định, các hồ sơ sẽ được phân loại theo từng vùng miền, địa điểm khác nhau. Chúng có thể được phân loại theo các tỉnh thành như Hà Nội, Thành Phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng.... hoặc theo từng quận, huyện, xã, phường...

 5. Sắp xếp theo từng bộ phận quản lý:

Phương pháp này nhằm phân loại chứng từ của từng phòng ban khác nhau trong cùng một cơ quan, chúng ta sẽ tập hợp tất cả những chứng từ liên quan của từng bộ phận lại chung một chỗ,ví dụ như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh...

Xem thêm: kệ sắt, kệ siêu thị, kệ để hàng, kệ trưng bày, xe thang, nhà thép tiền chế...

Còn chần chờ gì nữa hay liên hệ với chúng tôi để sở hữu những chiếc tủ kệ hồ sơ chất lượng nhất!

Vui lòng liên hệ